Los datos son el alma de cualquier organización. Cuanto más organizados y accesibles estén tus datos, más fácil será acceder a ellos cuando los necesites. La gestión de datos o data management es una habilidad que se puede aprender y cuyos beneficios serán valiosos para toda la vida.

La gestión de datos es el proceso de asegurar que tienes información actualizada y precisa sobre tus datos para que sea fácil encontrarla cuando la necesites.

Los datos hay que alimentarlos, nutrirlos, limpiarlos y mantenerlos, protegerlos y asegurarlos, y compartirlos con otros. Si no se aplican estos procesos en todas las fases de desarrollo y mantenimiento, los datos acabarán convirtiéndose en un caos imposible de comprender o utilizar.

Integridad de los datos

La integridad de los datos es una parte importante de la gestión de datos. Se trata de la propiedad y de que los datos no han sido modificados, destruidos o perdidos de forma accidental o maliciosa.

La integridad de los datos puede lograrse manteniendo un registro de lo que se hace durante el procesamiento de los datos y archivándolos. Así como también aplicando salvaguardias contra la manipulación externa mientras se almacenan.

La integridad de los datos es una parte clave de cualquier sistema informático porque garantiza que cualquier información almacenada en el disco puede ser fiable para representar lo que el usuario cree que representa en un momento dado.

Data management y el orden

A la hora de almacenar información es importante:

• Asegurarte de nombrar los archivos y carpetas de forma coherente.
• Hazlo de forma sencilla. Utiliza una convención de nomenclatura sencilla que puedas recordar fácilmente, como la fecha.
• No utilizar caracteres especiales ni signos de puntuación como *, + y / (aunque los permita el sistema operativo).
• Utilizar mayúsculas, minúsculas y números en los nombres de los archivos (por ejemplo, 10_enero_2019_informe.pdf); no utilices espacios ni guiones bajos (_).
• Tenga claras las convenciones de nomenclatura para todos los archivos y carpetas.
• Asegúrese de que utiliza la misma convención de nomenclatura para todos los archivos y carpetas de su organización.

A la hora de trabajar el data management es importante saber que:

• Los datos pueden almacenarse en varios dispositivos. Por ejemplo, puedes utilizar un ordenador en casa y un portátil para viajar. Es posible que tengas documentos almacenados en la nube o en unidades físicas que no están conectadas a tu ordenador. Hacer un seguimiento de toda esta información puede ser difícil a menos que tengas un sistema organizado para hacerlo.
• Se puede hacer una copia de seguridad de los datos en una nube. Si tienes archivos que son especialmente importantes de conservar, como documentos financieros personales o contratos y acuerdos empresariales. Es conveniente hacer una copia de seguridad en caso de que les ocurra algo o se pierdan o se dañen sin posibilidad de reparación (por ejemplo, un disco duro roto). Hacer una copia de seguridad de los archivos también proporciona tranquilidad -especialmente si le ocurre algo a tu ordenador mientras estás de viaje en el extranjero- y facilita la recuperación en caso de que se produzca un desastre inesperado.
• Los datos pueden almacenarse en múltiples plataformas en la nube (más de un proveedor). Esto significa que si una empresa quiebra o es hackeada por los ciberdelincuentes, sus competidores seguirán existiendo debido a la redundancia que se ha incorporado a nuestro mundo digital y que ya utilizan millones y millones de personas en todo el mundo desde su creación hace décadas. Esto significa que esos otros proveedores intensificarán aún más su juego incentivando la innovación dentro de sus respectivos campos asegurando una competitividad continua entre ellos, lo que nos ayuda a los consumidores a beneficiarnos de precios más bajos.